Assistant Administratif H/F - ARES

Ce poste est fait pour vous si :

- Vous êtes polyvalent.e et vous vous adapter rapidement aux besoins de plusieurs équipes administratives.
- Vous faites preuve de flexibilité et souhaitez intervenir sur des établissements variés, découvrir plusieurs environnements de travail.
- Vous souhaitez participer à un projet humain et donner sens à votre travail

Sous la responsabilité du Directeur et collaboration étroite avec la Responsable d'accompagnement socio-professionnel et les Responsables d'exploitation, vos missions sont les suivantes :

1. Effectuer l'accueil et le secrétariat administratif de la structure

> Prendre en charge l'accueil téléphonique et physique et l'orientation des personnes.
> Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier (dont boîte mail), rédaction de correspondances, mise à jour, classement des dossiers, etc.
> Le cas échéant, réceptionner les candidatures de salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.
> S'assurer de la bonne transmission des informations du planning aux salariés (permanents et en insertion).

2. Assurer le suivi administratif du personnel de l'établissement

> Constituer les dossiers administratif et informatique pour chaque nouveau collaborateur entrant dans la structure (permanent et en insertion). > Transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats, Pass IAE, etc.)
> Assurer le suivi administratif du personnel (permanent et insertion) :
- Effectuer les démarches nécessaires à l'embauche, au parcours et à la sortie du personnel (DPAE, inscription au registre du personnel, visite médicale et mutuelle, etc.)
- Plus spécifiquement, pour le personnel en parcours d'insertion : éditer les contrats initiaux et avenants de renouvellement de contrat, si nécessaire.
- Réaliser mensuellement la saisie des éléments variables de paie (congés, absences, justificatifs...) dans notre logiciel de gestion. Puis, transmettre les informations aux gestionnaires de paie.
- Assurer le suivi et l'archivage de tous les justificatifs relatifs aux éléments de paie.
Imprimer, mettre sous pli les bulletins de paie et assurer la distribution aux collaborateurs concernés.
> Aider l'équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion.

Formation : Formation supérieure dans les domaines de l'assistanat administrative ou de direction, la gestion des ressources humaines ou l'administration du personnel.

Expérience : Expérience souhaitée à des postes similaires de 3 ans minimum, idéalement dans une structure de type insertion par l'activité économique (SIAE).

Compétences et qualités personnelles :

- Gestion et rédaction de documents RH : contrats, avenant.
- Récolter et saisir les éléments variables de la paie dans un logiciel de gestion.
- Grandes capacités de flexibilité, d'agilité et d'adaptabilité (support de 3 sites logistiques différents, dont un en distanciel)
- Bonnes compétences rédactionnelles et relationnelles : capacité de communication écrite et orale
- Vous êtes à l'aise avec les outils numériques, plus particulièrement du pack office : Excel (réalisation de TCD, saisie de données, formules.), Word, Outlook, etc.
- Grandes capacités d'organisation et de polyvalence
- Faire preuve de rigueur, d'autonomie et de proactivité
- Sens et respect de la confidentialité
- Capacité à travailler en équipe et à interagir avec des partenaires / interlocuteurs variés
- Bienveillance et sens de l'écoute
- Forte adhésion au Projet Social d'Ares et plus particulièrement au projet de Log'ins, sens de l'engagement et esprit d'équipe.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Saisir des documents juridiques,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des ressources humaines
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Pack Office
• Classement des dossiers
• Word
• Pro-activité
• Permanence téléphonique
• Paie
• Empathie
• Capacité d'adaptation
• Confidentialité
• Gestion administrative