Assistant - Assistante Ressources Humaines RH H/F - France Travail

Rattaché(e) au service des ressources humaines du GRETA, constitué d'une Chargée RH, d'une Responsable paye et d'un Assistant paye, vous assurez la gestion administrative quotidienne du personnel ainsi que le suivi RH opérationnel des équipes administratives et enseignantes. Vos missions quotidiennes s'articulent autour de l'accompagnement des collaborateurs tout au long de leur contrat :

- Intégration et suivi des nouveaux arrivants : prendre en charge l'ouverture complète des dossiers administratifs de chaque nouveau collaborateur. Collecter, vérifier et classer les pièces justificatives obligatoires nécessaires à l'embauche.

- Gestion et suivi des contrats de travail : Saisir, éditer et piloter les contrats de travail et avenants des personnels contractuels du GRETA directement dans le Système d'Information RH OGHR. Préparer et éditer les lettres de vacations des formateurs vacataires externes au regard des besoins pédagogiques émanant de l'opérationnel (Progiciel de gestion intégré : YPAREO). Assurer le suivi rigoureux des lettres de vacation (état d'avancement, envois, retours signés, relances) et veiller au respect du plafond d'heures annuel. Assurer le suivi des plans de charge des formateurs contractuels.

- Gestion des avantages sociaux et de la santé (Titres-restaurant et Visites médicales) : Faire une synthèse mensuelle des droits à titres restaurant et en effectuer mensuellement la commande (plateforme digitale Edenred). Assurer un suivi des commandes de titres et cartes (quantités commandées, coût mensuel). Panifier les visites médicales réglementaires (à l'embauche, à 3 ou 5 ans, visites de reprises) auprès de la médecine du travail (plateforme ASTE) ; s'assurer du retour des compte-rendu de visites et en effectuer le suivi.

- Gestion du télétravail et des congés : Mettre à jour les protocoles de télétravail individuels, en effectuer l'envoi aux personnels concernés et les intégrer dans le circuit des signatures. Piloter le dépôt des journées de télétravail et des repos compensateurs dans le progiciel Ohris en effectuant les dépôts en masse requis. Assurer le suivi rigoureux des congés payés, RTT, RCF et absences. Assurer le premier niveau d'assistance aux utilisateurs du progiciel Ohris.

- Prendre en charge l'intégralité du processus des frais de déplacement : Constituer les dossiers de prise en charge. Préparer les matrices individuelles de déclaration (Excel) pour envoi aux personnels concernés. Vérifier la conformité réglementaire des demandes (indemnités kilométriques, repas, parking) et contrôler la validité de toutes les pièces justificatives (ordres de mission, factures). Traiter informatiquement les déclarations mensuelles (progiciel AGE) puis transmettre les pièces comptables pour validation et présentation au virement.

- Organisation et suivi des entretiens annuels : Préparer et mettre à disposition les grilles d'entretien adaptées, planifier les rendez-vous, rédiger et envoyer les convocations, assurer le suivi du déroulement de la campagne. Centraliser et suivre le retour des grilles signées, en extraire les besoins de formation, en effectuer une synthèse en vue de leur examen en commission ressources humaines avant inscription au plan de développement des compétences.

- Contribuer activement à l'organisation des élections des représentants des personnels devant siéger à l'Assemblée Générale du GRETA et au Conseil d'Administration du lycée Robert Doisneau : Préparer et envoyer le matériel de vote par correspondance : bulletins, enveloppes, note d'information (Elections AG et CA). Participer à l'organisation des votes en mode dématérialisé (Elections AG).

- Démarche qualité : veiller à la traçabilité et à la mise à jour des dossiers professionnels et maintenir les indicateurs de suivi à jour.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser des opérations liées à la gestion des ressources humaines,Agilité avec les outils de gestion informatisée,Rigueur dans le suivi de procédures réglementaires,Excellente maîtrise des outils bureautiques

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.

• Gestion des ressources humaines
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Pro-activité
• Contrôle qualité
• Contrat de travail
• Force de proposition
• Ypareo