Assistante Administrative - Commerciale H/F - Le Cercle Intérimaire

Le Cercle Intérimaire/INSTEAD recherche une Assistante Administrative et Commerciale pour rejoindre nos équipes.Missions principales :Gestion administrative- Rédaction de courriers, notes d'information, convocations et comptes rendus.- Gestion du courrier entrant : datation, enregistrement, ouverture et distribution.- Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.- Mise à jour des plaquettes commerciales et administratives.- Mise à jour des références Qualibat au fil des attestations.Suivi des chantiers & sous traitance- Constitution et suivi des dossiers sous traitants.- Création des fiches affaires, mise à jour du planning devis et diffusion.- Suivi du carnet de commandes.- Suivi des marchés d'entretien, révisions annuelles et mise à jour des BPU.- Suivi des marchés à révision mensuelle et actualisations annuelles.- Préparation des fiches de suivi chantier à l'ouverture d'une nouvelle affaire.Facturation & gestion financière- Préparation et saisie de la facturation client (y compris OT ateliers & divers).- Envoi des avancements aux MOE, établissement des factures, calcul des révisions et actualisations, dépôt Chorus.- Relance et suivi des impayés avec reporting hebdomadaire.- Gestion du contentieux client en lien avec les Chargés d'Affaires.- Demande et suivi des cautions bancaires (mainlevées, relances).- Demande des attestations de TVA pour justifier les taux réduits.Gestion contractuelle & appels d'offres- Rédaction des déclarations de sous traitance, contrats, PPSPS.- Envoi et mise en signature des documents contractuels (OS, avenants, décisions de réception...).- Gestion des dossiers d'appels d'offres publics et privés : constitution, dépôt, relances.- Préparation des pré dossiers d'appel d'offres sélectionnés.- Prise de rendez vous pour les visites obligatoires.Suivi interne & reporting- Mise à jour des tableaux de suivi.- Réalisation des en cours AR & OT trimestriels en collaboration avec la Direction, les C.A et la Comptabilité.- Gestion des fiches de satisfaction mensuelles pour les marchés d'accord cadre.- Indication du code CA sur les fiches affaires pour les devis.Profil recherché :- Expérience confirmée en assistanat administratif et/ou commercial, idéalement dans le secteur du BTP.- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels internes).- Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.- Rigueur, autonomie, sens des priorités et discrétion.- Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.Salaire : Salaire selon expérience

• Logiciels de gestion d’entreprise
• Sens du relationnel
• Reporting
• Suivi de chantier
• Gestion des commandes
• Logiciels bureautiques
• Rédaction d'appel d'offres
• Autonomie
• Excel
• Chorus
• Compte-rendu
• Gestion des prestataires
• Word
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Suivi de marché
• Gestion contractuelle
• Rédaction de courriers