Gestionnaire Documentaire et Administratif Mutualisé - Grand Paris Sud est Avenir T11 H/F - Structures de coopération territoriale

Afin d'éclairer la mise en oeuvre de ses politiques publiques et la connaissance du territoire et de ses habitants, Grand Paris Sud Est Avenir s'est doté d'une Direction de l'Observatoire. Elle est composée d'une dizaine d'agents aux profils divers (compétences techniques, issues des sciences humaines, etc.).
L'Observatoire met en oeuvre un accompagnement des autres directions et des communes, en réalisant des diagnostics, des analyses, des cartes ou des études. Il assure un rôle de centre de ressources documentaires en coordonnant les abonnements et les commandes d'ouvrages professionnels à destination des directions. Il partage également de la connaissance territoriale avec les habitants par l'intermédiaire de publications régulières, de cartes à destination du grand public ou encore d'évènements participatifs (consulter quelques travaux).

En qualité de gestionnaire documentaire et administratif, vous travaillez en lien étroit avec le directeur et son adjointe pour concourir au bon fonctionnement de la direction.

Sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'Observatoire, vous assurez les missions suivantes :

Le pilotage du marché d'abonnements aux revues professionnelles de la collectivité :

Echanger avec le prestataire du marché d'abonnement : devis, factures, réclamations ;
Assurer le suivi des échéances des abonnements des directions, renouvellement et souscription des nouvelles demandes ;
Gérer les accès aux abonnements online des agents, notamment des membres de la direction générale (pack DG).

La gestion des commandes d'ouvrages de la collectivité :

Enregistrer les demandes des directions ;
Formaliser des devis sur la plateforme du prestataire ;
Assurer le suivi de la livraison des ouvrages et de leur facturation.

La circulation des ressources documentaires au sein de la collectivité :

Assurer une veille documentaire ;
Partager des articles à la demande ;
Formaliser des revues de presse thématiques ;
Assurer un suivi du contrat avec le Centre Français du Droit de Copie.

L'appui à l'organisation des événements de la direction :

Participer au montage des événements organisés par la direction ;
Garantir le lien avec les prestataires et les partenaires concernés ;
Gérer la structuration et mise à jour du fichier des contacts des directions.

Le soutien administratif de la direction :

Gérer l'agenda de la direction ;
Organiser le courrier et les parapheurs ;
Assurer un suivi de l'exécution budgétaire annuelle ;
Assurer un appui administratif à l'équipe.

Missions mutualisées avec la Direction de l'Attractivité :

20% du poste est mutualisé pour apporter un appui à la Direction de l'Attractivité sur des missions de soutien administratif.

Connaissance et expérience en secrétariat ;
Maîtrise des outils bureautiques ;
Sens du travail en équipe ;
Aisance relationnelle ;
Appétence aux sujets traités par la direction ;
Compréhension du fonctionnement des collectivités territoriales ;
Autonomie et adaptabilité, capacité à travailler dans un contexte mouvant.

Formations et/ou expériences en tant qu'assistante de direction souhaitées.

• Veille documentaire