Secrétaire - Assistant de la Gestion des Stages et des Finances H/F - 91

Missions générales du poste
Gestion des stages des apprenants (Missions exercées sous la supervision d'une coordonnatrice de stages) :
- Assurer le suivi des stages des étudiants et élèves en lien avec la coordonnatrice des stages.
- Travail en binôme avec la secrétaire des stages en poste
Suivi des dossiers de rémunération (Missions exercées en collaboration avec le secrétariat de régie) :
- Assister le secrétariat dans des missions ponctuelles liées au financement

o Missions détaillées
Gestion des stages des apprenants (Missions exercées sous la supervision d'une coordonnatrice de stages) :
- Mettre à jour les données des différents terrains de stages : structures, coordonnées. et création des nouveaux terrains dans le logiciel de gestion.
- Impression des conventions individuelles reçues par mail : validation dans le dossier numérique de l'étudiant/élève, classement dans le dossier scolaire.
- Gestion des annulations des places de stages non pourvues.
- Renseigner au fur et à mesure l'outil informatique lors des réponses des structures sur leur capacité d'accueil des étudiants en stage.
- Assurer le suivi et l'affectation des stagiaires extérieurs à l'IFPM sous la supervision du coordonnateur des stages : saisie du stagiaire dans la base de données, réception et gestion des conventions et transmissions aux cadres des services d'accueil concernés, saisie dans un tableau de suivi.
Suivi des dossiers de rémunération (Missions exercées en collaboration avec le secrétariat de régie) :
- Gestion administrative des dossiers des étudiants/élèves :
1. Suivi des Indemnités de stage et frais de transport des étudiants.
2. Elaboration des attestations mensuelles d'assiduité.
3. Gestion des matricules des étudiants en collaboration avec la DRH.
- Gestion des dossiers des enseignants vacataires.

o Missions ponctuelles et spécifiques
Gestion des stages des apprenants (Missions exercées sous la supervision d'une coordonnatrice de stages) :
- Participer à l'élaboration des éléments statistiques dans le cadre des instances et des rapports d'activités.
- Participation aux réunions mensuelles de secrétariat.
Suivi des dossiers de rémunération (Missions exercées en collaboration avec le secrétariat de régie) :
- Informations des étudiants sur les modes de financement.
- Participation aux réunions mensuelles de secrétariat.
Les missions peuvent évoluer en fonction des objectifs et des besoins institutionnels.

Compétences requises
- Maîtriser l'outil informatique et les logiciels bureautiques et de gestion (Word, Excel, messagerie électronique).

o Compétences en communication
- Savoir rédiger des mails, des écrits professionnels et répondre aux demandes de manière professionnelle.
- Capacités à interagir avec divers interlocuteurs (étudiants, formateurs, secrétaires, partenaires de stage) avec diplomatie et courtoisie.
- Savoir aborder les situations sensibles, comme les désaccords ou le retard de processus, tout en maintenant un ton professionnel.

o Connaissances particulières
- Connaissances du secteur d'activité dans lequel les étudiants/élèves évoluent pour pouvoir les orienter et comprendre les attentes des partenaires de stage.
- Connaître l'organisation des concours d'admission, des diplômes d'Etat et les spécificités des programmes de formation.
- Connaitre les textes en lien avec les formations IDE, MEM, AS et AP.

Présentation du service
L'IFPM est regroupé en coordination (Institut de formation d'Auxiliaire de Puériculture, Institut de formation d'Aide-Soignant, Institut de Formation des Manipulateurs en Electroradiologie Médicale, Institut de Formation en Soins Infirmiers, formation continue).
Amplitude horaire : 35 heures hebdomadaires sur 4 jours (de 8h15 à 18h00).

Fonction et Localisation du Poste
- Service : Coordination de l'Institut des Formations Paramédicales
Grade : Adjoint Administratif (catégorie C)