Assistant·e de Direction - Cabinet de la Présidence H/F - 91

Le cabinet est composé d'un directeur de cabinet, un directeur de cabinet adjoint et un.e assistant.e de direction.

Cette mission s'exerce dans un environnement dynamique et exigeant où l'esprit d'équipe et la curiosité sont des qualités essentielles.

Il est indispensable d'avoir une bonne connaissance des logiciels bureautiques et de faire preuve d'une grande capacité d'exécution.

La disponibilité tout comme la discrétion sont exigées.
La continuité du service doit être assurée au sein du cabinet.L'assistant-e de direction assure sa mission de secrétariat et d'appui à la coordination logistique auprès du président, de la direction du cabinet et de l'équipe de direction politique (vice-présidents, assesseurs, chargés de mission) sous la responsabilité du Directeur de cabinet.

Cette fonction s'exerce dans un environnement dynamique et nécessite réactivité et esprit d'équipe. Des connaissances en bureautique et une grande rapidité d'exécution sont impératives.

Les activités essentielles s'articulent comme suit :

- Gestion de l'agenda du président, du directeur de cabinet et de son adjoint
- Gestion occasionnelle de diverses demandes/agendas des 12 Vice-présidents
- Organisation et préparation de réunions : réservation de salles, constitution matérielle de différents dossiers, etc...
- Contribution à l'organisation d'événements (protocolaires ou autres)
- Suivi des représentations de l'équipe de direction
- Accueil des usagers internes et externes
- Réception, filtrage, transmission des appels téléphoniques
- Relations avec les directions des services centraux, des facultés et instituts et avec les partenaires institutionnels de l'université
- Traitement du courrier physique et électronique et des parapheurs : enregistrement, copie, transmission
- Rédaction de correspondances (courriers, mails)
- Constitution de dossiers et gestion des archives
- Mise à jour des fichiers de contacts
- Suivi des courriels, courriers et autres sollicitations du cabinet de la présidence
- Gestion des commandes sur le budget du cabinet de la présidence
- Suivi budgétaire
- Aide à la logistique