Coordinatrice Commission Permanente - Département du Val-De-Marne H/F - 91

Coordination et encadrement d'une équipe de 4 agents chargés de l'instruction et du suivi des dossiers soumis à délibération de la commission permanente. Référent direct de l'adjointe au chef de service et, en son absence, du chef de service

Coordination du secteur de la commission permanente et soutien des agents, prise ne charge des dossiers les plus complexes notamment juridiques
Suivi juridique et administratifs des dossiers présentés à la commission permanente du conseil départemental
relecture pointue des dossiers en tenant compte des aspects juridiques afin de sécuriser le processus juridique autour des dossiers présentés à la commission permanente
Encadrer les agents de la commission permanente (référente directe de l'équipe)
Participer avec l'adjointe au chef de service à la définition des objectifs du secteur
Contribuer à la réflexion sur l'amélioration des procédures de travail et foce de proposition sur l'organisation du service et les outils mis en place
Contribuer à l'intranet : mise ne ligne des documents : ordres du jour des CP, état des décisions , point hebdomadaire
Contrôler des projets d'actes et de rapports élaborés par les services : contrôle de la qualité des dossiers (cohérences des pièces, pré contrôle de l'égalité en collaboration le cas échéant avec le service juridique)
Suivre et mettre à jour régulièrement le tableau des données essentielles : suivi des subventions attribuées publication trimestrielle
Lors de la mise en consultation préalable des dossiers dans le logiciel métier, coordonner les diverses observations visas préalables lors de la mise en consultation des dossiers dans POSACTES (élus, cabinet, directions...)
Rôle de conseil et d'assistance auprès des services dans la rédaction et le montage des dossiers
Veiller à la bonne préparation de l'ordre du jour des séances de la commission permanente, procéder à la vérification du contenu des cédéroms et de l'extranet avant la diffusion dématérialisée des rapports aux élus
Rédiger des procès verbaux des séances de la commission permanente
Assurer le suivi du caractère exécutoire des actes : mise à la signature (rapports, conventions ...), transmission contrôle de l'égalité, notifications, retour des dossiers aux services, archivage