Assistant de Direction - Département du Val-De-Marne H/F - 91

Le Département du Val-de-Marne, avec 7 500 agents, est le 2ème employeur du territoire.

La Direction de l'autonomie a pour mission de mettre en oeuvre les politiques de solidarité envers les personnes âgées, les personnes en situation de handicap et leurs aidants.

En son sein, la Maison départementale des personnes handicapées (MDPH) est un groupement d'intérêt public sous la tutelle du Département qui assure des missions d'accueil, d'instruction et d'évaluation des besoins de compensation des personnes handicapées (enfants et adultes) et des fonctions d'observatoire des besoins des personnes en situation de handicap ayant des droits à la MDPH.

Organisation des réunions :

Planification y compris pour les réunions en visio-conférence
Contacts avec les partenaires
Réservation de salle
Envoi des convocations et suivi des réponses
Préparation des fonds de dossier
Mise en place logistique de la réunion (avant, pendant, après)

Contribuer à la réponse aux courriers sensibles adressés à la MDPH:

Enregistrer les courriers reçus sur le logiciel ELISE ou par voie postale (courriers signalés)
Transmettre aux personnes ressource et recueillir les informations auprès des services compétents (Chef, responsable de pôle...) afin d'élaborer les réponses en adéquation avec les requêtes exprimées pour mise à la signature du Directeur

Prise de lignes téléphoniques:

Prendre les appels du Directeur et des Chefs de service en leur absence
Prendre les messages
Restituer la demande de l'appelant

Gestion Outlook pour le Directeur et les quatre chefs de services :

Gérer l'agenda Outlook
Gestion des mailings listes, contacts et annuaires téléphoniques (partenaires)
Alerter sur les réunions importantes
Prévenir les réunions en doublon afin que le chef de service concerné puisse déterminer les priorités

Gestion des plannings du Directeur et des quatre chefs de services :

Gérer les plannings des congés, absences, RTT... pour les responsables de pôle dans chaque service
Alerter le chef de service sur les problèmes rencontrés

Réservation de véhicule pour les Chefs de service :

Gérer les demandes de véhicules pour les Chefs de service

Participer à la vie de la MDPH :

Participer aux réunions du service
Participer aux actions transversales