Assistant - Département du Val-De-Marne H/F - 91

L'assistant du service des Ressources du Bureau départemental est placé auprès d'un ou plusieurs membres du Bureau départemental.
Elle/il apporte une aide permanente pour l'organisation et la planification de son travail pendant la mandature.
Elle/il assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l'ensemble des directions et services de l'administration.

Assister les membres du Bureau départemental en termes d'organisation :
- Prendre des notes, mettre en forme et réaliser la saisie de tout type de documents
- Suivre et orienter les courriers grâce au logiciel dédié
Préparer et éditer les dossiers en vue de réunions, commissions et séances
- Gérer l'agenda
- Organiser l'archivage et le classement des dossiers
- Suivre les projets et activités des secteurs des élus de rattachement

Organiser et planifier les réunions :
- Coordonner les agendas et inviter les participants
- Préparer l'organisation logistique de la réunion
- Diffuser l'ordre du jour en concertation avec les élus de rattachement
- Diffuser les comptes rendus

Accueillir et communiquer :
- Accueillir les visiteurs
- Recevoir, filtrer, traiter ou transmettre les appels téléphoniques et les courriels
- Assurer le suivi des échanges(courriers/courriels) avec les partenaires