Assistant de Direction Vice-Presidence H/F - 91

Le Département de L'Essonne recrute pour le cabinet du Président un:

Assistant de direction vice-présidence (H/F)

Vous avez envie de contribuer à la qualité de vie des Essonniens tout en donnant du sens à vos missions ?

Le Département de l'Essonne est à la recherche de ses futurs « héros du quotidien ».

Au service d'1,3 millions d'habitants, nos 4 300 agents interviennent sur des compétences très diversifiées réparties autour de 170 métiers.

Petite enfance, collèges, voirie, autonomie des personnes âgées ou en situation de handicap, environnement, culture... votre futur poste vous attend ! Choisir le Département de l'Essonne c'est aussi faire évoluer sa carrière en conciliant plus facilement vie personnelle et vie professionnelle.

Vous vous sentez l'âme d'un « super héros du quotidien » ? Alors, rejoignez-nous !

Les missions de l'assistant(e) de direction vice-présidence s'articulent en plusieurs axes:

Accueil physique et téléphonique:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique: renseigner les visiteurs, réceptionner et orienter les appels téléphoniques
- Filtrer et transmettre les messages téléphoniques et mails

Organisation de la vie professionnelle de la Vice-Présidence:

- Organiser et gérer les agendas des élus (VP en charge des collèges et de la réussite éducative et Conseiller délégué en charge du tourisme)
- Traiter le courrier arrivé et départ
- Contrôler les parapheurs
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus

Organisation et planification de réunions:

- Planifier et organiser des réunions
- Organiser la logistique des réunions (réservations de salles, de matériel; éditions, envois des invitations)
- Constituer, préparer les dossiers et les suivre administrativement à la demande des élus

Traitement de dossiers et saisie de document

- Rédiger, saisir, mettre en forme et éditer tous les types de documents administratifs
- Réceptionner et traiter les 'informations
- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées
- Trier, classer et archiver des documents

Activités spécifiques:

- Suivre les rapports présentés en commission permanente et en assemblée départementale sur la délégation des élus
- Assurer une veille documentaire thématique (politiques publiques de la délégation des élus)