Assistant - Gestionnaire - Sdis de l'Essonne H/F - 91

Sous la responsabilité du chef de service, l'assistante gestionnaire est chargée de diverses missions d'organisation et de secrétariat.

Activité administrative

- Accueil physique et téléphonique,
- Gestion de l'agenda, des plannings de réunions et absence des cadres, prise de rendez-vous,
- Traitement du courrier papier et dématérialisé, arrivée et départ,
- Prise de notes, rédaction, saisie et mise en forme de divers documents (notes, courriers, compte rendus, etc.),
- Classement et archivage selon les procédures,
- Gestion de la logistique administrative (commandes de fournitures, demandes de dépannage, réservation de véhicules, etc.),
- Gestion des congés et du temps de travail des agents,
- Gestion des formations des agents,
- Binôme avec l'assistante/gestionnaire du service commande publique dans le domaine de l'assistance administrative (l'accueil physique, le dépôt des courriers sur DOCAPOST et ACHATPUBLIC, la gestion des contraventions).

Participation à l'exécution budgétaire

- Application des procédures budgétaires et comptables dans le logiciel financier,
- Réalisation des engagements, des bons de commande, des mandats, des titres et suivi dans des tableaux de bord,
- Actualisation des fiches « tiers » dans le logiciel financier,
- Traitement des factures de l'Établissement et suivi des délais de paiement,
- Prise en charge des rejets de la Paierie départementale (suivi et information des services),
- Traitement des demandes de virements de crédits des services,
- Traitement des demandes de provisions et des créances en non-valeur à l'initiative de la Paierie départementale,
- Vérification et transmission des flux PES et des avis des sommes à payer,
- Suivi des conventions de l'Établissement ayant un impact financier et budgétaire,
- Suppléance de la gestionnaire du service finances en son absence.