Assistant de Direction - Villeneuve-Saint-Georges H/F - 91

Vous participerez à l'organisation pratique de la vie des membres de la direction générale présents à l'hôtel de ville, ainsi que de la DSI.

* Assurer l'accueil de la direction générale :
- renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

* Organiser la vie professionnelle des membres de la direction générale présents à l'Hôtel de Ville:
- organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités,
- rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- organiser les déplacements des membres de la direction générale,
- ventiler les courriers et parapheurs,
- élaborer et assurer le suivi du planning des astreintes (et des renvois d'appel téléphoniques correspondants)

* Organiser et planifier les réunions :
- rédiger les convocations, préparer les dossiers, mise en forme des compte-rendus
- rédiger les ordres du jour en concertation avec l'organisateur de la réunion,
- respecter les délais de transmission des documents avant les réunions

* Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique :
- prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- organiser le classement et l'archivage des dossiers
- gestion des salles de réunion

* Gérer l'ensemble du courrier entrant :
- enregistrer les courriers entrants dans le logiciel courrier et les attribuer aux destinataires.

* Participer à l'organisation de la DSI :
- Saisir et suivre le budget de la DSI
- Saisir les bons de commande
- Gère les contrats avec les fournisseurs
- Rédige les décisions
- Suivre les stocks des consommables

* Apporter une aide logistique pour l'organisation et le suivi des séances du Conseil municipal :
- préparation des convocations,
- mise en forme et relecture des pièces du dossier transmis aux élus,
- préparation de la salle du Conseil
- signature et transmission des délibérations en Préfecture,

* Assurer le lien entre les services et le contrôle de légalité :
- télétransmission des actes de la collectivité au contrôle de légalité (arrêtés et décisions)
- tenue des registres
- élaboration du recueil des actes administratifs de la commune