Assistante du Service Exploitation H/F - 91

Au sein de la direction Petit cycle de l'eau, plus précisément du service Exploitation, l'assistante doit :
- Assurer la bonne transmission des informations émises par les agents du service exploitation vers les interlocuteurs externes et/ou internes et réciproquement.
- Renseigner le public sur les différentes démarches administratives.
- Assurer le secrétariat du service, ainsi que l'assistanat du responsable (gestion d'agenda)
- Instruire des dossiers de demandes des usagers

Secrétariat du service :
- Mise en forme et suivi des courriers simples et en RAR, courriers en publipostage, bordereaux d'envoi... relatifs à toutes les activités du service
- Mise en forme et suivi des documents numériques préalables aux instances syndicales (rapports, délibérations, arrêtés...)
- Gestion du courrier arrivé au sein du service : enregistrement départ/arrivée, numérisation, classement, assistance à la rédaction des réponses à formaliser
- Relation téléphonique avec les interlocuteurs extérieurs
- Organisation de réunions et rendez-vous du service et de la direction (copil, réunion avec les partenaires extérieurs, réunions de service...)
- Gestion des bons de commande pour la partie administrative
- Rédaction des comptes rendus des réunions de service
- Travail en binôme avec la seconde assistante du service

Gestion de dossiers :
- Préparations des campagnes de contrôles de conformité en assainissement et notamment des installations d'assainissement non collectif (prise de rendez-vous avec les abonnés, saisie sur l'outil Ypresia des rapports de contrôles, extractions des données via l'outil, envoi des CR de contrôle, etc.)
- Instruction des demandes de certificats de conformité assainissement, des demandes de branchement...
- Participation à l'élaboration de rapports et bilans : rapport d'activité, RPQS, divers bilans/rapports...tout ce qui relève de l'activité de la direction

Suppléance auprès des autres secrétariats/assistanats :
- Remplacement secondaire des secrétaires/assistantes du service Régie et/ou Etudes, travaux et innovation, lors des congés/absences
- Tenue de l'accueil du SIARCE de manière occasionnelle