Assistante du Pôle Urbanisme et Affaires Générales - Mairie de Crosne H/F - 91

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la Direction Urbanisme et Affaires Générales. Suit les dossiers administratifs et assiste la Directrice dans l'organisation du travail et principalement pour le Pôle Règlementaire et aménagement (Urbanisme).

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil téléphonique et physique
* Recevoir et orienter les demandes des usagers, des pétitionnaires
* Rechercher et diffuser les informations
* Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
* Conseiller les usagers sur les procédures

Organisation et coordination des activités quotidiennes de la Directrice Urbanisme et Affaires Générales
* Organiser l'agenda et prendre ses rendez-vous en fonction des priorités et de ses disponibilités
* Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Assurer le bon suivi des parapheurs et du courrier pour visa er signature

Gestion administrative
* Elaborer des courriers administratifs, des tableaux de bord de suivi des dossiers instruits ou en cours d'instruction, les arrêtés de décision, les délibérations pour le Conseil Municipal
* Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, rapports, etc.
* Réaliser la saisie et la mise en forme de documents divers
* Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficace de la Direction
* Gérer l'information, organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures, etc.)
* Suivi du budget, des bons de commande de la Direction